Biała lista VAT – jak to ugryźć?

Biała lista VAT funkcjonuje od września 2019, ale dopiero od stycznia tego roku wprowadzono sankcje za wykonywanie przelewów kontrahentom na konta, które nie znajdują się w wykazie. Lista zastąpiła dwa wykazy podatników i dodatkowo została rozszerzona o podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT, czyli o dane dotyczące podatników VAT czynnych i zwolnionych z VAT. W wykazie można więc sprawdzić, czy kontrahent, z którym rolnik będzie zawierał transakcję, jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony oraz czy nie jest wpisany na listę jako podmiot, który został wykreślony z rejestru jako podatnik VAT lub podmiot, któremu odmówiono rejestracji. Takie same informacje będzie mógł zweryfikować kontrahent o rolniku, który jest czynnym podatnikiem VAT.

W wykazie są zamieszczane numery rachunków rozliczeniowych otwarte w związku z prowadzoną działalnością prowadzone przez banki lub imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną przez członka działalnością, ale tylko w przypadku zarejestrowanych podatników VAT lub podatników VAT, którzy zostali przywróceni do rejestru. Natomiast dane podmiotów, którym odmówiono rejestracji jako podatnika VAT lub którzy zostali wykreśleni z rejestru, nie obejmą informacji o rachunkach. Obowiązek prowadzenia takich rachunków mają jedynie przedsiębiorcy, którzy dokonują transakcji objętych obligatoryjnym mechanizmem podzielonej płatności. Rolnicy, którzy pobierają dopłaty bezpośrednie, mają z automatu utworzone takie konta.

Oprócz danych o rachunku, w wykazie znajdują się dane osobowe lub firmy, numer NIP, status VAT (historia zmian) oraz numery REGON lub KRS.

Wykaz podatników VAT jest dostępny na stronie internetowej ministerstwa finansów pod linkiem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz- podatnikow-vat-wyszukiwarka oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) pod linkiem: https://prod. ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/.

Wykaz podatników VAT jest aktualizowany codziennie w dni robocze (w godz. 22.00–00.00). Dostęp do wykazu jest bezpłatny.

Jeżeli przedsiębiorca (w tym rolnik będący czynnym podatnikiem VAT) posiada rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w SKOK, który nie został zamieszczony w wykazie, powinien to uaktualnić. W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą trzeba zaktualizować wpis w CEIDG. W przypadku podmiotu wpisanego do KRS – poinformować właściwy urząd skarbowy o tym rachunku na formularzu NIP-8. Natomiast w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność niepodlegającą rejestracji w CEIDG – NIP-7 wraz z załącznikiem NIP-B, w którym zamieszcza się informację o rachunkach bankowych.

Zgodnie z przepisami, przy transakcjach powyżej 15 tys. zł należy zapłacić kontrahentowi przelewem na jego rachunek. Od stycznia 2020 roku taka płatność potwierdzona fakturą powinna trafić na rachunek kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT na wskazany w wykazie podatników VAT. Wówczas płatność jest bezpieczna, a wpłacający nie ponosi negatywnych konsekwencji finansowych.

Jeśli pieniądze trafią na inny rachunek niż zamieszczony w wykazie, wpłacający nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Inne konsekwencje to konieczność zwiększenia przychodów w podatkach PIT i CIT oraz odpowiedzialność solidarna w podatku VAT. Odpowiedzialność solidarna oznacza, iż wpłacający pieniądze ponosi odpowiedzialność solidarną wraz ze sprzedawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT, proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę lub usługę. Istotne będzie, czy rachunek znajdował się w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Decyduje przy tym dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Warto podkreślić, iż rachunki za prąd, gaz czy telefon są często opłacane na tzw. rachunki wirtualne. Jak wyjaśnia resort finansów, takie rachunki nie są uwidaczniane w wykazie. Wpłacający nie poniesie konsekwencji podatkowych w tym przypadku (jeśli oczywiście faktura będzie opiewała na kwotę powyżej 15 tys. zł). Musi jednak sprawdzić w wykazie, czy numer rachunku wirtualnego jest powiązany z rachunkiem rozliczeniowym konkretnego podmiotu.

Co ważne: obowiązek dokonywania płatności na rachunki rozliczeniowe i rachunki w SKOK znajdujące się w wykazie dotyczy faktur wystawianych przez podatników VAT czynnych. Oznacza to, że obowiązek ten nie będzie miał zastosowania do płatności wynikających z faktur wystawianych przez podatników zwolnionych z VAT ze względu na limit sprzedaży, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 tej ustawy. Tak więc rolnicy ryczałtowi nie są objęci obowiązkiem dokonywania przelewów przy transakcjach powyżej 15 tys. zł na rachunki, które są zamieszczone w wykazie, ale rozliczający VAT na zasadach ogólnych już tak.

Należy zwrócić uwagę, iż w przypadku obowiązku stosowania się do wpłaty na rachunki z białej listy VAT limit 15 tys. zł dotyczy każdej transakcji, nie tylko, jak to jest w przypadku mechanizmu podzielonej płatności, towarów i usług wrażliwych. Z kolei w przypadku płatności dokonywanej w formie zaliczek lub płatności w ratach limit w wysokości 15 tys. zł dotyczy kwoty całej transakcji, a nie pojedynczej płatności. W związku z tym w przypadku płatności ratalnej lub w formie zaliczek sposób uiszczenia zapłaty zależy od wysokości łącznej sumy transakcji (kwoty brutto).

Jeżeli więc łączna wartość transakcji przekracza 15 tys. zł, w celu uniknięcia negatywnych konsekwencji podatkowych zapłata nie może zostać uregulowana gotówką, lecz poszczególne płatności (lub całość) powinny być dokonane przelewem na rachunek zamieszczony w wykazie.

Na przykład jeśli rolnik będący czynnym podatnikiem VAT kupuje nawozy za kwotę 30 tys. zł, ale płatność jest rozłożona na dwie raty po 15 tys. zł, wtedy też ma obowiązek, po pierwsze dokonania płatności przelewem, a po drugie, wpłacenia pieniędzy na konto rozliczeniowe sprzedawcy przypisanego do niego na białej liście VAT. Gdyby jednak wpłacił pieniądze na inny rachunek, to aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, musi zawiadomić o tym w ciągu 3 dni urząd skarbowy. Jest już projekt zmiany przepisów, który wydłuża ten termin do 7 dni.

Projekt zakłada również, że jeśli zapłata należności zostanie dokonana za pomocą metody podzielonej płatności, nie będzie trzeba martwić się, czy rachunek kontrahenta znajduje się w wykazie.